„Wie sieht für Sie eine effiziente Verwaltung Ihrer Daten aus?“ Eine Frage, die ich vielen Sicherheitsunternehmen gestellt habe. Und oft sind die Unternehmen davon überzeugt, relativ effizient zu arbeiten. Doch wenn man nachhakt, stellt sich heraus: Kundendaten befinden sich im Buchhaltungssystem, oft neben den allgemeinen Auftragsdaten wie Pauschalen und Laufzeiten. Eine grobe Übersicht der Objekte ist dort eventuell auch angelegt. Nicht selten befinden sich diese Daten aber nochmal woanders. Und die tatsächliche Beschreibung des Auftrags – also welche Dienstleistungen wann und wie oft durchgeführt werden müssen – liegt ausgedruckt in Ordnern herum oder ist irgendwo auf der Festplatte gespeichert. Das ist nicht nur sehr ineffizient, sondern auch gefährlich für Ihr Business.

Vorteile der Optimierung des Datenmanagements

Viele Studien belegen, dass Unternehmen mit zentraler und organisierter Datenverwaltung einen enormen Vorteil gegenüber der Konkurrenz haben, deren Daten fragmentiert sind. Laut einer Studie von IDC Data Management (2022) haben Unternehmen, die ihre Daten effizient verwalten, einen erheblichen Vorsprung gegenüber ihren Wettbewerbern. Konkret hätten diese Betriebe 69 Prozent mehr Umsatz, 57 Prozent höhere Gewinne und eine um 72 Prozent höhere Kundenzufriedenheit.

Mit SequriX haben Sie nicht nur alle relevanten Daten an nur einem Ort, die Daten sind auch nach höchsten Standards geschützt:

  • Verfügbarkeit von 99,8 Prozent
  • Eigene Server: Betrieb an zwei unabhängigen Standorten
  • ISO 27001:2017, ISO 9001:2015, ISAE 3402, ISO 14001:2015

Auftragsmodul

Die Struktur, die zur Erstellung und Speicherung der Daten verwendet wird, ist auf die Sicherheitsbranche zugeschnitten. Dank verschiedener Profile können Sie einstellen, welcher Kunde, wann welchen Bericht erhalten soll. Objekte können flexibel und umfangreich mit Informationen versehen werden, die Ihrem Mitarbeiter situationsabhängig zur Verfügung stehen: von Schlüsselinformationen und EMA-/BMA-Codes, über To-do’s und Dienstanweisungen bis hin zu (offline) Dokumenten.

Im Auftragsmodul können sämtliche relevanten Informationen hinterlegt werden:

  • Laufzeiten mit jeweils unterschiedlichen Rechnungsdaten und Kundenanforderungen
  • Pauschalen, Stück-, Stunden- und Intervalltarife mit automatischen Rechnungspositionen
  • Automatische und planbare Preisanpassungen
  • VdS 2172-konforme Anrückzeiten für Alarmintervention

Mithilfe der Aufgabenwiederholung legen Sie in Schablonen einmalig den Bedarf Ihres Kunden an und SequriX sorgt dafür, dass die Rundgänge, Auf- und Verschlüsse, Sonderkontrollen, etc. genau dann und in der Anzahl verfügbar sind, wie mit dem Kunden vereinbart. Und das unter Berücksichtigung der beim Kunden geltenden Feiertage.

Controlling

Wie ärgerlich ist es, wenn Ihre Mitarbeiter Extrarunden durchführen, die nicht dokumentiert sind und dadurch nicht abgerechnet werden können? Wie ärgerlich ist es, wenn die Dienstleistung konsequent mehr Aufwand mit sich bringt, als mit dem Kunden vereinbart? Mit den Controlling-Features von SequriX decken Sie Abweichungen schnell auf:

„Wir haben dank SequriX sehr schnell herausfinden können, dass eine mit dem Kunden vereinbarte Kontrolle, welche mit 10 Minuten angegeben wurde, den Fahrer in Wirklichkeit 20 Minuten kostet“, so Dominik Buchholz von IHRE Sicherheit.

Nahezu alle SequriX-Kunden haben in den ersten Monaten viele solcher Fälle erlebt. Infolgedessen konnten sie ihre Verträge entsprechend optimieren und so den Umsatz steigern.

Aber das SequriX-Controlling bietet noch mehr Vorteile. Sie sehen schnell, welche Rundgänge unvollständig gelaufen sind, welche Aufgaben schneller oder langsamer als vereinbart erledigt wurden und welche Aufgaben überfällig sind. Darüber hinaus generiert SequriX für Sie mit wenigen Mausklicks einen Bericht zu den Anrückzeiten bei Alarminterventionen – den sogenannten Anrückzeiten-Fehlerquotenbericht. Und diesen schreibt die neue VdS 2172-RiLi sogar ausdrücklich vor.

Automatisierte Abrechnung

Dadurch, dass alle rechnungsrelevanten Daten in SequriX vorhanden sind (Kunde, Objekt und Art, Dauer und Preis der Dienstleistung), liegt es natürlich auch nahe, die Rechnungen automatisiert generieren zu lassen.

Dafür geben Sie im Auftragsmodul die Laufzeiten ein und konfigurieren die Preise und Rechnungspositionen mit Parametern. Dann ist es nur noch eine Sache weniger Klicks und die Rechnungen sind fertig für den Versand per Mail oder für den Export in Ihr Finanzbuchhaltungssystem.

Mühsames Abtippen von Alarmzetteln gehört damit dann endgültig der Vergangenheit an.