IHRE SICHERHEIT GmbH

Im Interview lässt Dominik Buchholz von der IHRE SICHERHEIT Sicherheitsdienstleistungen GmbH die ersten Monate mit SequriX Revue passieren. Dabei spricht er mit unserer Kollegin Greta Wachsmuth unter anderem über die Entscheidung, SequriX als Digitalisierungssoftware einzusetzen, die Vorteile unserer Lösung und auch Kritikpunkte.

Fragen zur SequriX-Software an Bestandskunden

Herr Buchholz, warum haben Sie sich für die Sicherheitsbranche entschieden?

„Der Plan war eigentlich ein anderer: Ich wollte eigentlich zur Bundeswehr, wurde aber aufgrund eines Augendefektes ausgemustert. Aus Plan B zur Polizei zu gehen, wurde dadurch leider auch nichts. Also habe ich eine Ausbildung zum Industrieelektroniker gemacht, dann aber gemerkt, dass mir der Beruf nicht so zusagt. Durch Zufall bin ich dann vor neun Jahren in der Sicherheitsbranche gelandet. Mit der Entscheidung bin ich immer noch sehr zufrieden. Bei IHRE Sicherheit bin ich nun seit sechs Jahren. Klar, mein Schwerpunkt hat sich seitdem stark verlagert – mit dem operativen Geschäft habe ich nur noch wenig zu tun. Mittlerweile befasse ich mich mehr mit der IT, Turmentwicklung, Sicherheitsdienstleistungen, Leitstelle usw.“

Warum digitalisieren?

„Generell gilt: Ab einer gewissen Größe ist das Ganze mit Papier oder Excel nicht mehr realisierbar. Besonders wichtig ist vor allem das Meldewesen des mobilen Kontrolldienstes zum Kunden. Für eine hohe Effizienz benötigt man dann eine digitale Lösung, die einem optimal unter die Arme greift und wichtige Betriebsprozesse abbildet.“

Was hat Sie dazu veranlasst, von einem bekannten und führenden WKS Lieferanten zu einer noch relativ unbekannten Partei wie SequriX zu wechseln? Was hat Ihnen Vertrauen gegeben?

„Dass wir auf SequriX aufmerksam geworden sind, war eigentlich Zufall. Es war ein Rundschreiben, dass bei IHRE Sicherheit im Briefkasten gelandet ist. Ansonsten hatte ich vorher noch nie was von SequriX gehört. Was uns unterm Strich zum Wechsel überzeugt hat, waren die vielen Möglichkeiten, die es im alten System nicht gab – unter anderem die Möglichkeit, Berichte aus zwei Firmierungen heraus zu verschicken. Unser altes System war ein reines Wächterkontrollsystem für den Fahrer. Wir haben jetzt seit gut zwei Jahren die eigene Leitstelle. Dafür ist das alte System nicht ausgelegt und unterstützt uns in dieser Hinsicht in keiner Weise. Kunden- und Objektdaten können nicht richtig abgebildet werden – das macht SequriX um Welten besser und übersichtlicher. Das tägliche Arbeiten des Mitarbeiters wird dadurch um einiges effizienter. Der Stellenwert eines Kunden und dazugehörige wichtige Informationen waren im alten WKS einfach nicht darzustellen: Dort gab es nur eine sehr unsortierte Liste, keinerlei Bezug zwischen Kunde und Objekt. Mitarbeiter haben nicht ausreichend Informationen über die App erhalten, um Aufgaben vollständig und optimal ausführen zu können. Verknüpfung zwischen Kunden, Objekt, Tochter- und Nachunternehmen sind bei SequriX hervorragend dargestellt und somit zeichnet sich die Wertigkeit und Stelle des Kunden für IHRE Sicherheit perfekt ab. Man kann hier ganz klar sagen, unser altes System ist die Regionalliga und SequriX ist die Champions League!“.

Arbeiten mit SequriX

Was sind die größten Vorteile beim Arbeiten mit SequriX?

„Die Arbeit mit SequriX ist deutlich effizienter und übersichtlicher für die Mitarbeiter. Benutzer der App brauchen kaum Einweisung, da die App sehr benutzerfreundlich ist, aber dennoch sehr viele nützliche Funktionen bietet. Das Zentralistenmodul – das Einsatzleitsystem von SequriX – im Zusammenspiel mit dem mobilen Kontrolldienst ist ein riesiger Gewinn. Vorher hatten wir für den mobilen Kontrolldienst Zettel. Da gab es eine KFZ-Checkliste, um den Kilometerstand einzutragen. Dann gab es einen Tourenplan, auf dem handschriftlich alles eingetragen wurde. Am Tagesende kamen dann 20 einzelne Zettel zusammen, durch die wir uns dann durchwühlen mussten. Mit SequriX ist es nun deutlich entspannter. Alles ist digital einsehbar, z.B. welcher Fahrer wann welches Objekt angefahren hat und wie lange er dort war. SequriX bildet wunderbar ab, ob die Kundenanforderungen überhaupt umsetzbar sind. Wir haben dank SequriX sehr schnell herausfinden können, dass eine mit dem Kunden vereinbarte Kontrolle, welche mit 10 Minuten angegeben wurde, den Fahrer in Wirklichkeit 20 Minuten kostet. Um den Kontrollumfang heute noch abdecken zu können, ist ein System wie SequriX notwendig. Ein weiterer, riesiger Vorteil ist die Möglichkeit, Alarmierungen zu bearbeiten – das auch noch VdS 2172 und VdS 3138 konform. Die Anbindung zur Leitstelle über eine Echtzeitschnittstelle spart Unmengen an Telefonaten und eliminiert sehr viel Fehlerpotential.“

Würden Sie sagen, dass Sie mit SequriX Zeit und Geld sparen?

„Absolut! Und zwar auf zwei Arten: Zum einen sparen wir Geld, indem wir mit SequriX Kosten senken und zum anderen, können wir den Umsatz erhöhen. Mit nur einem Blick in die Auswertung von SequriX haben wir sofort erkannt, dass bei fünf Kunden die vereinbarte Kontrollzeit extrem von der benötigen Kontrollzeit abweicht. Das ist die perfekte Basis, um mit dem Kunden noch mal nachzuverhandeln. Außerdem ist die Bearbeitung aller Vorgänge für den Mitarbeiter seit SequriX deutlich schneller. Hier wird sehr viel Arbeitszeit gespart.“

Wie haben die Mitarbeiter auf die neue Software reagiert? Und wie ist das für neue Mitarbeiter?

„Wir waren jetzt neun Jahre beim SequriX Konkurrenten. Da ist ein Wechsel natürlich immer eine Umstellung, vor allem, weil SequriX deutlich umfangreicher und komplexer ist. Ich selbst habe mich sehr schnell an die neue Software gewöhnt. Auch dank des guten Supports, der bei SequriX selbstverständlich ist. Das muss man ganz klar erwähnen. Ich glaube, wenn man sich alleine in das Programm einarbeiten möchte, hat man erst mal Schwierigkeiten. Durch die sehr netten und kompetenten Ansprechpartner wird einem jedoch schnell weitergeholfen. Bei einem Punkt haben einige Mitarbeiter aus der Leitstelle bis heute noch ihre Schwierigkeiten: Wenn es um abweichende Sonderkontrollen mit Kontrollpunkten geht. Die Sonderkontrolle, die angelegt werden muss, kann im Zeitplan-Modul noch nicht direkt mit dem Rundgang verknüpft werden. Dafür muss man einmal kurz in den Auftrag, was sich noch ein wenig wie ein Workaround anfühlt. Das ist für den „einfachen Mitarbeiter“ noch eine Herausforderung. Da wird in Kürze aber nachgeliefert, denn SequriX veröffentlicht regelmäßig neue Funktionen und Verbesserungen, die auch noch in der Monatspauschale mit drin sind!“

Ist der Support notwendig, um mit SequriX richtig arbeiten zu können?

„Ich würde nicht sagen, dass es ohne Support nicht möglich ist. Aber der Zeitaufwand wäre natürlich deutlich höher. Wir haben für den kompletten Umzug – das betrifft rund 70 Kunden, ca. 90 Vertragsobjekte und die dazugehörigen Aufträge – drei bis vier Wochen gebraucht.

Zugegebenermaßen saßen wir nicht von morgens bis abends nur an SequriX. Ohne den Support im Hintergrund hätte es nochmal länger gedauert. Ich glaube, realistisch würde der Zeitaufwand zwischen acht und neun Wochen liegen. Bis man sich wirklich eingefunden hat, wie man alles anlegt, geht es aber recht zügig – eine Woche denke ich. Nur das Einpflegen der Daten dauert dann eben. Das liegt hier aber nicht an der Komplexität der Software, sondern mehr an der Menge, die eingegeben werden kann.“

Halten Sie SequriX auch für kleine Unternehmen mit 5 bis 10 Mitarbeitern geeignet?

„Eher weniger. Dafür ist SequriX einfach zu umfangreich und komplex. Wenn ich überlege, als ich vor sechs Jahren hier anfing, hatten wir noch einen recht kleinen Kundenstamm und keine Leitstelle. Wir hatten 30 Revierobjekte inklusive Interventionsaufträgen. Dafür wäre SequriX einfach zu viel gewesen. Da ist ein simples System, wie das, von dem wir gewechselt haben, ausreichend. Eine kompakte Light Version von SequriX wäre hier ein guter Ansatz, um auch die kleinen Unternehmen abzuholen. Ich glaube, diese würde sich super durchsetzen. Irgendwann ist das Unternehmen aber einfach zu groß und man braucht einen erwachsenen Partner wie SequriX.“

Für welche Zielgruppe ist SequriX Ihrer Meinung nach geeignet?

„Wir haben in Summe 70-80 Mitarbeiter und ca. 90 Vertragsobjekte, die auch in SequriX eingepflegt sind. Ich würde das Ganze aber nicht von der Mitarbeiterzahl abhängig machen, denn man kann natürlich einen großen Revierstamm haben und diesen nur mit wenigen Mitarbeitern bedienen. Beispielsweise könnte ein Sicherheitsunternehmen in Frankfurt mit drei Revierfahrern schon einige Objekte abdecken, nur indem sie die Straße auf und ab laufen. Deswegen würde ich eine Unternehmensgröße nicht anhand der Mitarbeiterzahl oder des Umsatzes festmachen, sondern eher an der Größe des Kundenstamms. Um SequriX komplett und optimal nutzen zu können, sollte man mehr als 50 Vertragsobjekte haben, damit sich das System rentiert. Je mehr Vertragsobjekte, desto größer dann auch letztendlich die Einsparung und der Gewinn durch SequriX.“

Das SequriX-Team

Wie ist der Kontakt mit SequriX? Wie sind Ihre Erfahrungen mit Implementierung und Support von SequriX?

„Für mich als deutschen Kunden war es teilweise sehr amüsant, wenn ich eine deutsche Nummer anrief und gelegentlich, wenn alle deutschen Mitarbeiter besetzt waren, irgendwo in den Niederlanden herauskomme, wo die Kollegen des Mutterkonzerns vor Ort nicht immer das beste Englisch sprechen. In solchen Situationen ist die Sprachbarriere eine Herausforderung. Ansonsten sind wir mit dem Support sehr zufrieden. Bei dem Aufbau der Schnittstelle zu Am/Win hat SequriX sofort reagiert. Ich hatte noch am selben Tag zu dem Thema einen Rückruf bekommen und am nächsten Morgen war die Schnittstelle seitens SequriX konfiguriert und ich hatte die Mail mit den Informationen für Am/Win in meinem Postfach. Die Hotline könnte allerdings noch von ein bis zwei deutschen Mitarbeitern unterstützt werden. Der Support ist aber hervorragend. Zum 24/7 Support außerhalb der Bürozeiten kann ich noch nicht viel sagen. Wir hatten bis jetzt – und das ist natürlich sehr positiv – nicht einen einzigen Systemausfall in irgendeiner Art und Weise.“

Sehen Sie es als Nachteil, dass SequriX seine Wurzeln in den Niederlanden hat?

„Als Nachteil grundsätzlich nicht. Wie erwähnt, die Verständnisschwierigkeiten in Bezug auf die Hotline sind eben da und nicht optimal. Zu Beginn hatten wir ein wenig Sorge wegen der Server und unserer Datensicherheit: Wo befinden sich diese und erfüllen Sie die wichtigen EU-Standards? Ich muss zugeben, wir waren am Anfang doch ein bisschen skeptisch, aber alle unsere Fragen konnten schnell und komplett beantwortet und alle Zweifel ausgeräumt werden. Die gesamte SequriX Infrastruktur entspricht allen EU-Normen. Ansonsten haben wir in der Praxis auch keinerlei Nachteile, weil wir mit einem niederländischen Unternehmen kooperieren.“

Warum würden Sie SequriX anderen Mitbewerbern empfehlen?

„Das kommt ein bisschen darauf an, ob ich möchte, dass mein Mitbewerber genauso effizient arbeitet wie ich. Wenn es um Mitbewerber geht, die ich mag: Ja, würde ich. Warum? Weil SequriX uns in kürzester Zeit gezeigt hat, wo wir einsparen können. Zusätzlich gibt es für uns die Möglichkeit, beim Kunden nochmal mehr Geld herauszuholen und neu zu verhandeln, wenn der Aufwand, den wir leisten, mit der Bezahlung nicht im Verhältnis steht. Und das alles in nicht mal zwei Monaten.“