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Blog-Reihe [1/4] – Aufgabenplanung: Wie bekomme ich die Aufgaben zu meinen Mitarbeitern?

Jürgen Lepp

on 31 Mrz 2021

Wie sorge ich dafür, dass meine Mitarbeiter das machen, was mit dem Kunden vereinbart wurde? Wie informiere ich meine Kunden über Besonderheiten und durchgeführte Arbeit? Waren meine Mitarbeiter wirklich am Objekt und haben auch keinen Rundgang vergessen? Bestimmt kommen Ihnen diese Fragen bekannt vor. Gehören Sie auch zu den Sicherheits-unternehmen, die mit diesen Problemen zu tun haben? Oder haben Sie bestimmte Prozesse schon digitalisiert? Wenn ja, stellen Sie sich bitte die Frage, ob Ihre Lösung wirklich optimal ist. Excel ist eine digitale Lösung, aber eher ungeeignet für die Schicht- und Aufgabenplanung. E-Mails sind zwar digital, aber was bringt Ihnen das, wenn jeder Bericht händisch geschrieben werden muss.

In dieser kleinen Blog-Reihe möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie mit nur einer Softwarelösung den kompletten Prozess digitalisieren und automatisieren können – von Kundenauftrag, über korrekte Durchführung und professionelle Auswertung, bis hin zum optimal informierten und glücklichen Kunden. In diesem ersten Teil der Serie möchte ich auf das Problem „Wie bekomme ich die Aufgaben zu meinen Mitarbeitern“ eingehen.

Blog aufgabenplanung

Aufgabenplanung mit Whiteboard oder Notizblock?

In meiner Funktion als Implementation Consultant habe ich in den letzten Jahren viele „kreative Lösungen“ für dieses Problem gesehen: Whiteboard mit Wochenplan, Excel-Liste mit zich Spalten und Tabs und hunderten Aufträgen und Rundgängen, Notizblöcke mit gekritzelten To-Do Listen, sogar Microsoft Access Datenbanken, die der zwölfjährige Neffe gebastelt hat. Das mag ja alles bis zu einem gewissen Grad funktionieren, aber sobald die Anzahl der Mitarbeiter und Aufgaben einen kritischen Punkt überschreitet, bricht das Chaos aus. Und professionell ist es schon gar nicht.

Eine bessere Lösung muss her. Eigentlich am besten schon gestern, denn jeder vergessene Rundgang und jede nicht abgeschlossene oder nicht geöffnete Tür kann Sie den Kunden kosten.

Am besten eine Lösung, bei der alle Informationen an einem Ort gebündelt werden: Kunde, Auftrag, Objektinformationen, Schichtplanung, Aufgabenplanung. Und am besten so vorbereitet und präsentiert, dass der Mitarbeiter versteht, was er machen muss und nichts mehr vergessen kann. Und genau da hakt SequriX ein. In nur einer Anwendung können Sie alle Informationen hinterlegen, die Ihre Mitarbeiter brauchen.

Alles an einem Ort

Kunden

Alle relevanten Kundendaten können eingegeben werden. Stammdaten, Kontaktpersonen und Dokumente, wie z.B. verschickte Angebote oder unterschriebene Aufträge. Über die Mutter-Tochter-Funktion können auch komplexe Hierarchien dargestellt werden.

Und wenn Sie mit SequriX die Faktura machen möchten, geht das natürlich auch. Hinterlegen Sie einfach E-Mail-Adressen für den Rechnungsversand oder machen Sie einen Export für Ihr Buchhaltungssystem.

Objekte

Um Objekte dreht sich in den meisten Fällen Ihre Dienstleistung. Entsprechend können Sie hier auch sehr viele nützliche Daten hinterlegen; Alarmanlagencodes, Kontrollpunkte und Rundgänge, Kontakte, Dokumente und wichtige Mitteilungen für den Mitarbeiter. Und ein Schlüsselmanagement ist ebenfalls mit an Bord.

Aufträge

In den Aufträgen kommen die Kunden und Objekte zusammen. Dort wird nämlich eingegeben, für welchen Kunden, bei welchen Objekten welche Aufgaben gemacht werden sollen. Wöchentliche Rundgänge, Aufschluss und Verschluss an bestimmten Tagen oder eine Sonderbewachung an Feiertagen – alle Kombinationen sind möglich.

Schicht- und Aufgabenplanung

Aus den Aufträgen kommen die Aufgaben und möchten strukturiert werden. Dafür haben wir eine übersichtliche Schicht- und Aufgabenplanung. Per Drag & Drop können Sie einfach die Aufgaben aus der Liste in die gewünschten Schichten ziehen. Ist ein Tag oder eine Woche fertig geplant, können Sie einfach kopieren und sparen sich so sehr viel Zeit.

Die App

Das Wichtigste für Ihre Mitarbeiter – die App. Geplante Schichten und Aufgaben werden übersichtlich dargestellt. Aufgaben können pausiert oder an Kollegen übertragen werden. Ist eine Aufgabe abgeschlossen, wandert Sie nach unten. Aufgaben vergessen ist gar nicht mehr möglich. Wenn nötig, kann der Mitarbeiter auch selbst Aufgaben oder Alarmierungen erstellen. Das ist besonders wichtig, wenn der Kunde anruft und eine Sonderbewachung möchte.

Sie können jederzeit neue Aufgaben eingeben, das Backoffice und die App arbeiten in Echtzeit zusammen. Alle Resultate werden automatisch an das Backoffice übertragen und neue Aufgaben sind in wenigen Sekunden auf der digitalen To-Do Liste des Kollegen.

Das online WKS zwei Schritte weiter

Das Problem „Wie bekomme ich die Aufgaben zu meinen Mitarbeitern?“ wird damit eliminiert. Die Mitarbeiter haben alle Aufgaben und Informationen in einer einzigen App und Ad-Hoc Aufgaben und Alarmierungen werden in Echtzeit übertragen. Nichts geht verloren und nichts wird vergessen.

Im zweiten Teil dieser Blogserie erfahren Sie, wie Sie herausfinden, ob Ihre Mitarbeiter korrekt arbeiten.

Jürgen Lepp

Implementation Consultant bei SequriX

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