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Blog-Reihe [3/4] – Wie informiere ich meine Kunden schnell und professionell?

Jürgen Lepp

on 19 Mai 2021

In den ersten beiden Teilen dieser Blog-Reihe sind wir auf die Organisation Ihrer Dienstleistung eingegangen – wie sorge ich dafür, dass meine Mitarbeiter wissen, was sie tun sollen und wie stelle ich die Qualität sicher. Als nächstes müssen die ganzen Feststellungen, Fotos und Zeitstempel in einen Bericht, der dann zum Kunden geschickt werden kann. Und darum geht es in diesem dritten Teil der Reihe: Wie informiere ich meine Kunden schnell und professionell?

Der Alarmfahrer fährt zum Objekt und schreibt seine Feststellungen in ein Formular, vielleicht sogar in mehrere Formulare und ein Kärtchen für den Kunden muss auch noch ausgefüllt werden. Zurück in der Zentrale kommen die Formulare dann auf einen Stapel und werden irgendwann, nicht selten mehrfach, abgetippt. Das gleiche Spiel bei den Revierfahrern mit den Rundgängen. Alles ziemlich zeitaufwendig, nicht wahr?

Viele Unternehmen, die ich in den letzten Jahren gesprochen habe, erzählten mir stolz, dass sie bereits digitale Lösungen für ihre Mitarbeiter hätten. Wenn sich beim Nachhaken aber rausstellt, dass die Mitarbeiter Daten zwar digital erfassen, die Kollegen im Büro aber die Kundenberichte jedes Mal wieder per Hand in Microsoft Word zusammensetzen müssen – Fotos hier, Feststellungen da, Stechstellen auslesen – dann wird zwar ohne Papier gearbeitet, aber der Aufwand für jeden Kundenbericht ist einfach immer noch viel zu groß!

SequriX kann das besser. Wir bringen den Aufwand pro Bericht von 10 bis 15 Minuten auf wenige Sekunden!

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Automatische Kundenberichte

Mit der SequriX App erfassen Ihre Mitarbeiter alles, was für den Kundenbericht relevant ist: Ereignisse, Fotos, Feststellungen und Zeitstempel. Dabei können Sie Ereignisse bei Rundgängen auch mit Kontrollpunkten verknüpfen. So braucht der Kunde nicht lange herumsuchen und weiß sofort, dass Kontrollpunkt Z ausgetauscht oder Brandschutztür 12.3 repariert werden muss. Und das Alarmkärtchen muss auch nicht mehr sein, denn Sie können dem Kunden bei Abschluss einer Intervention automatisch eine E-Mail mit einer kurzen Info schicken. Den Alarmbericht können Sie dann nach interner Qualitätskontrolle nachreichen.

Durch die Echtzeit-Synchronisation zwischen App und Backoffice stehen alle relevanten Daten sofort zur Verfügung. Die Kundenberichte werden von SequriX automatisch vorbereitet und Sie entscheiden, wann der Bericht zum Kunden geschickt wird und welche Informationen drinstehen sollen. Sie haben die folgenden Optionen:

  • Bericht sofort nach Abschluss einer Aufgabe/Intervention verschicken
  • Den Mitarbeiter in der App entscheiden lassen, ob der Bericht direkt verschickt werden soll oder nicht
  • Bericht nach interner Qualitätskontrolle freigeben und dann automatisch verschicken
  • Bei Abschluss einer Aufgabe/Intervention eine kurze Info-Mail schicken und den Bericht nachreichen

Wenn Sie erst eine interne Kontrolle machen möchten, haben Sie die Möglichkeit, Tippfehler zu korrigieren, zusätzliche Infos einzugeben und Fotos, die nicht relevant sind, zu entfernen. Und wenn sich alle eingespielt haben, können Sie auch alle Berichte mit einem Klick freigeben.

Kundenportal oder E-Mail-Bericht?

Immer mehr Kunden möchten gar keine E-Mail-Berichte mehr empfangen. Und für diese Kunden haben wir das Kundenportal entwickelt. Alle Einstellungen, die Sie für den Berichteversand gemacht haben, gelten automatisch auch für das Kundenportal. Der Kunde kann sich jederzeit einloggen und hat alle Berichte, Rechnungen und Objekte in einem einzigen Portal. Die Anzahl der Alarmierungen wird grafisch dargestellt und hilft Ihnen, dem Kunden klarzumachen, wie oft Sie eigentlich für ihn rausfahren müssen.

Und die optionale Feedback-Funktion macht es dem Kunden extrem einfach, Fragen zu einem Vorgang zu stellen oder Änderungswünsche zu geplanten Aufgaben durchzugeben.

Kundenberichte ganz individuell

Der eine Kunde will E-Mail-Berichte, der andere will Zugang zum Kundenportal und wieder ein anderer Kunde verlangt mehr Informationen als die anderen? Auch das ist kein Problem. Sie können unendlich viele Profile erstellen und mit den Kunden verknüpfen. In den Profilen stellen Sie nicht nur den Moment des Versands ein, Sie können auch viele Informationen aktivieren oder deaktivieren, wie z.B. Dauer der Aufgabe, Fotos, Start einer Intervention, Ereignisse u.v.m.

Der perfekt informierte Kunde

Automatische Berichte, automatischer Berichteversand, Kundenportal, Bericht-Profile – alles unentbehrliche Funktionen, mit denen Sie Ihre Dienstleistung verbessern und die Kundenzufriedenheit erhöhen können. Nützlicher Nebeneffekt: durch deutlich weniger Verwaltungsaufwand sparen Sie viel Zeit und Kosten.

Jürgen Lepp

Implementation Consultant bei SequriX

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