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Blog-Reihe [2/4] – Woher weiß ich, dass meine Mitarbeiter korrekt arbeiten?

Jürgen Lepp

on 22 Apr 2021

Im ersten Teil meiner Blog-Reihe sind wir auf das Thema Aufgabenliste eingegangen. Ich habe Ihnen aufgezeigt, wie Sie dafür sorgen können, dass Ihre Mitarbeiter immer genau wissen, was sie wann und wo machen müssen.

In diesem zweiten Teil der Reihe gehen wir auf das Thema Auswertung ein. Arbeiten Ihre Mitarbeiter korrekt? Werden auch keine Kontrollpunkte vergessen? War der Kollege beim Objekt oder hat er eine extra lange Pause bei McDonald’s gemacht? Denn wenn Ihre Mitarbeiter Aufgaben vergessen oder schummeln, wirkt sich das über kurz oder lang negativ auf Ihre Dienstleistung und das Vertrauen des Kunden aus und damit letztendlich auf Ihren Umsatz.

Blog aufgabenplanung

Die Qualität im Griff

Ohne eine digitale Lösung ist kaum nachzuvollziehen, ob Ihr Mitarbeiter den Rundgang beim Kunden wirklich gemacht hat. Klar, die Mitarbeiter haben bestimmt Formulare, in denen alles Mögliche eingetragen werden kann. Aber was bringt es, wenn der Mitarbeiter es zu Schichtbeginn ausfüllt und dann im warmen Auto sitzen bleibt, die Thermoskanne mit Kaffee zückt und es sich bequem macht?

Oder sind Sie schon einen Schritt weiter und haben ein System wie Deister? Das ist zwar schon ein Schritt in die richtige Richtung, aber auch nicht optimal, da Sie ja noch alle Sticks manuell auslesen müssen. Und die Übersichten, die dann mit den ausgelesenen Daten erstellt werden können, zeigen zwar viele Informationen, übersichtlich ist es meistens aber trotzdem nicht. Wenn der Kunde an einem Rundgang zweifelt, kann man in den Daten graben und die Antwort vielleicht finden, aber eine tägliche Übersicht über die Arbeitsweise der Mitarbeiter wäre nur mit sehr viel Aufwand möglich.

Sie können noch einen Schritt weitergehen. SequriX bietet Ihnen übersichtliche Auswertungen in Echtzeit. Aber was heißt das genau? Es bedeutet:

  • Wenn Ihr Mitarbeiter eine Aufgabe startet oder beendet, sehen Sie es live im Backoffice.
  • Wird ein Kontrollpunkt gescannt, wird der Zeitstempel direkt in die Auswertung übertragen.
  • Werden Fotos, Ereignisse oder Feststellungen eingegeben, dann stehen diese Daten unmittelbar in der Zentrale zur Verfügung.
  • Werden Zeitstempel während einer Intervention gesetzt, werden sie sofort mit dem Server synchronisiert.

Echtzeit heißt also, alles, was Ihr Mitarbeiter in der App macht, was relevant für Berichte oder die Operative ist, wird direkt mit dem Backoffice synchronisiert. Sie können also live nachvollziehen, wie Ihre Kollegen arbeiten. Und in SequriX werden Ihnen Abweichungen hervorgehoben, sodass Sie nicht mehr tief in den Daten herumgraben müssen.

Auswertung so wie Sie sie brauchen

Sobald Sie das Menü für die Aufgabenüberprüfung öffnen, ist die Ansicht für Sie vorbereitet. Sie brauchen nur noch auf „Suche“ zu klicken und Ihnen werden alle Vorgänge von Gestern und heute angezeigt. Sie wollen sich einen Kunden, ein Objekt oder Nachunternehmer genauer anschauen? Dafür gibt es umfangreiche Filter. Und wenn Sie alle Aufgaben sehen möchten, die Ihnen Kopfschmerzen bereiten könnten, dann nutzen Sie einfach einen der Filter für Abweichungen:

  • Nur Aufgaben mit Feststellungen
  • Nur Aufgaben ohne Auftrag (Aufgaben/Interventionen, die in der App erstellt wurden)
  • Nur Aufgaben mit mehr als 25% Abweichung zur geplanten Dauer
  • Nur Aufgaben, die zu spät sind
  • Nur Aufgaben mit unvollständigen Rundgängen

Zeiterfassung

Zu wissen, ob Aufgaben vergessen oder Rundgänge nicht ganz gelaufen wurden, ist schon sehr viel wert. Aber was ist, wenn eine Schicht einfach zu viele oder zu wenige Aufgaben hat? Es kann zwar sein, dass die Aufgaben, die in der Schicht geplant sind, alle korrekt ausgeführt werden, aber Sie sollten auch wissen, wenn Ihr Mitarbeiter zu viel oder zu wenig zu tun hat.

Genau dafür gibt es in SequriX den Mitarbeiterverlauf. Dort können Sie für jeden Mitarbeiter einsehen, wann Schichten geplant waren und wann sie tatsächlich gestartet und beendet wurden. Das Gleiche gilt für alle Aufgaben innerhalb der Schichten. Und wenn ein Mitarbeiter konsequent zu lange braucht oder immer viel zu früh fertig ist, gibt es Anlass der Sache auf den Grund zu gehen.

GPS-Ortung optional

Mit der Auswertung von SequriX stehen Ihnen viele wichtige und interessante Informationen zur Verfügung. Und jetzt stellen Sie sich mal vor, Sie könnten all diese Datensätze mit GPS-Daten des Mitarbeiters versehen. Hat der Mitarbeiter das NFC-Tag auch dort gescannt, wo es angebracht worden ist? War der Mitarbeiter während der Verschlussrunde wirklich am Objekt oder war er doch Kaffee trinken bei McDonald’s? In SequriX ist es möglich, den GPS-Verlauf der gesamten Schicht oder einzelner Aufgaben einzusehen. Natürlich erhalten wir Positionsdaten nur während einer aktiven Schicht! Ist die Schicht pausiert oder es läuft gerade keine, wird der Mitarbeiter auch nicht getrackt.

Die GPS-Ortung ist in SequriX optional und kann für die gesamte Umgebung auch komplett deaktiviert werden.

Aufgabenauswertung 2.0

Sie sehen, mit SequriX haben Sie ein sehr starkes Tool, mit dem Sie schnell und einfach die perfekte Übersicht darüber erhalten, wir Ihre Kollegen arbeiten. Bei Abweichungen können Sie schnell eingreifen und korrigieren, bevor Ihr Kunde es überhaupt merkt. So wird Ihr Unternehmen effizienter und professioneller.

Jürgen Lepp

Implementation Consultant bei SequriX

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